Verifique nas configurações de equipe se você ou o usuário está com algum departamento atribuido a ele ou a você.
Se seu acesso ou da outra pessoa não tiver com nenhum departamento atribuido, não irá aparecer as opções. 
Só irá aparecer o departamento se você tiver com ele configurado na equipe, como por exemplo: 
Se este campo estiver em branco, não irá aparecer o departamento pra você escolher e nem as mensagens das pessoas que estão nele.